7 darmowych aplikacji, które poprawiają produktywność pracy

Bycie produktywnym nie zawsze przychodzi z łatwością. Mamy dużo na głowie, a oczekiwania wobec nas, czy to szefów czy pracowników, są coraz większe. Doprowadza to do tego, że nasza uwaga rozbiega się w różne kierunki. Jednym z najgroźniejszych rozpraszaczy uwagi są social media, które jak pijawka wysycają z nas nie krew, ale cenny czas. Nie możemy jednak zwalać całej winy na media społecznościowe - na naszą wydajność ma również wpływ wiele innych czynników, takich jak niejasne określenie zadań, komunikacja (a raczej jej brak) pomiędzy członkami zespołu, bałagan w dokumentach, czy to wirtualnych, czy papierowych, oraz wiele, wiele innych.

Z tymi bądź innymi rozpraszaczami mamy do czynienia bez względu na to, czy pracujemy z domu, czy chodzimy do biura czy prowadzimy życie cyfrowego nomady. Umiejętność jasnego określania celów, delegowania zadań oraz śledzenia postępów jest niesamowicie ważna, ale nie zawsze ława.

Jeśli chcesz poprawić produktywność pracy swojego zespołu, zaprzyjaźnij się z jednym z poniższych narzędzi, które pomagają zwiększać wydajność w małych, oraz większych firmach.

1. Trello

2. Asana

3. Slack

4. Dokumenty Google

5. Dysk Google

6. Nozbe

7. Basecamp

1. Trello

Jeśli zarządzasz projektami, które przed ukończeniem przechodzą z rąk jednej osoby do drugiej, Trello będzie dla Ciebie idealnym wyborem.

Interfejs Trello jest bardzo intuicyjny i prosty w obsłudze. Tworząc tablicę możesz wybrać jeden z dostępnych szablonów, kierując się potrzebami swojego zespołu. Z łatwością przeniesiesz większe i mniejsze zadania od jednego do drugiego pracownika, aż do ostatecznego zakończenia i zatwierdzenia projektu.

Trello doskonale sprawdzi się w zarządzaniu projektami, w których zaangażowani są pisarze, redaktorzy i graficy, a także przyda się podczas rekrutacji, w którym zarówno HR jak i menedżerowie muszą wykonywać określone zadania podczas różnych etapów procesu. Co ważne, bezpłatny plan Trello nie posiada ograniczeń co do liczby osób, które możesz dodawać do swoich tablic.

2. Asana

Chociaż Trello doskonale nadaje się do kontrolowania przepływu pracy pomiędzy poszczególnymi jednostkami, bezpłatny plan Asany zapewnia nieco większą elastyczność podczas wyboru modelu pracy zespołu.

Tablica Asany wygląda bardzo podobnie do tablicy Trello i umożliwia użytkownikom zarządzanie zadaniami i projektami. Jeśli jednak widok tablicy nie jest odpowiedni dla Twojego zespołu, możesz wyświetlać zadania w postaci bardziej tradycyjnej listy rzeczy do zrobienia, a nawet w kalendarzu.

Kolejną zaletą Asany jest możliwość zarządzania wieloma projektami z poziomu widoku centralnego. Dla porównania, korzystając z Trello będziesz potrzebował osobnych tablic do poszczególnych projektów. W Asanie, możesz również przypisywać zadania z dowolnego projektu do dowolnej osoby w organizacji z centralnego pulpitu nawigacyjnego.

Minusem Asany jest to, że jej bezpłatny plan obejmuje do 15 członków zespołu, więc jeśli Twój zespół jest większy, będziesz musiał przejść na wersję płatną.

3. Slack

Slack jest swojego rodzaju czatem, który pozwala zespołom komunikować się ze sobą w czasie rzeczywistym. Poszczególni członkowie zespołu mogą wysyłać do siebie wiadomości błyskawiczne, co redukuje czas spędzony na wysyłaniu e-maili, sprawdzaniu poczty, a następnie odpowiadaniu na wiadomości. Dzięki narzędziu Slack, użytkownicy na bieżąco widzą, co dzieje się w zespole. Program umożliwia również tworzenie własnych kanałów do dyskusji.

Najmocniejszą stroną tego programu jest niezliczona ilość aplikacji, z którymi może współgrać. Slack można połączyć z dowolną apką, co umożliwi np. śledzenie dokumentów zapisywanych w Dropbox czy na Dysku Google, podgląd elementów dodawanych do listy rzeczy do zrobienia bądź wgląd do zapytań, które zostały wysłane do centrum pomocy.

Slack można również zintegrować z narzędziami, które pomagają zautomatyzować proces uzyskiwania informacji od współpracowników. Dla przykładu, masz możliwość dodania aplikacji, która automatycznie pobiera aktualizacje do codziennego podsumowania pracy, przyjmuje zamówienia na posiłki lub wysyła cotygodniowe ankiety dotyczące zaangażowania pracowników. I chociaż nie wszystkie z tych aplikacji są bezpłatne to jedno jest pewne - duża biblioteka aplikacji Slack pozostawia użytkownikom wiele opcji do wyboru.

4. Dokumenty, arkusze i prezentacje Google

Dokumenty, arkusze i prezentacje Google umożliwiają współpracę podczas tworzenia dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych oraz pokazów slajdów. Członkowie zespołu mogą wspólnie pracować nad różnorodnymi zasobami w tym samym czasie oraz monitorować przebieg procesu wprowadzania zmian.

Dokumenty Google dają Ci możliwość kontroli nad tym, co inni mogą robić z udostępnionymi przez Ciebie zasobami. Nadając uprawnienia sam decydujesz o tym, czy dana osoba może jedynie przeglądać lub komentować, czy również edytować Twoje pliki. Użyj trybu sugestii, aby zaoferować właścicielowi dokumentu zmiany (które mogą być zaakceptowane lub odrzucone) lub pozostaw komentarz, gdy pojawią się pytania i potrzebne będą dalsze wyjaśnienia.

Najlepsze w pakiecie narzędzi Google jest to, że wszystkie wersje tworzonych zasobów są zapisywane i dostępne do wglądu w każdym momencie. Jeśli wprowadzone zostaną zmiany, które trzeba odwrócić, będziesz mieć możliwość przejrzenia wszystkich poprzednich wersji, bądź szybkiego powrotu do ostatniej wersji jednym kliknięciem.

5. Dysk Google

Chociaż wiele firm korzysta z aplikacji Dropbox, Dysk Google może okazać się lepszą propozycją dla osób szukających darmowego narzędzia do udostępniania i przechowywania plików. Bezpłatny abonament Dropbox Basic zapewnia tylko 2 GB miejsca na dysku, a z Dyskiem Google otrzymuje się go aż 15 GB (chociaż należy pamiętać, że miejsce na dysku współdzielone jest z Twoim kontem Gmail, jeśli je posiadasz).

Korzystanie z Dysku Google będzie wyjątkowo łatwe, jeśli używasz również innych narzędzi Google, takich jak dokumenty, arkusze i prezentacje. Pliki tworzone przy ich pomocy automatycznie zapisują się na dysku. Dysk Google umożliwia tworzenie współdzielonych folderów, zapewniając tym samym dostęp do wszystkich znajdujących się w nim plików.

Funkcja synchronizacji ułatwia automatyczne tworzenie kopii zapasowych plików zapisanych na komputerze oraz umożliwia dostęp do owych plików bez konieczności otwierania aplikacji internetowej Dysk Google. Dzięki temu, wszystkie pliki znajdują się w jednym miejscu, a ty nie musisz tracić czasu, aby je znaleźć.

6. Nozbe

Nozbe postawił sobie za cel optymalizację czasu pracy. Narzędzie to nadaje się nie tylko dla dużych firm, ale również małych przedsiębiorstw oraz freelancerów. Funkcje tej platformy obejmują między innymi dodawanie i grupowanie projektów, ustalanie terminów wykonania oraz komentowanie.

Posługiwanie się kalendarzem i harmonogramem Nozbe sprawia, że skupiamy się na wybranym zadaniu i nie rozmieniamy się, jak to się potocznie mówi, na drobne. Tak jak w przypadku większość innych aplikacji do zarządzania projektami, Nozbe pozwala Ci na przypisywanie zadań poszczególnym osobom, tworzenie kategorii, dodawanie załączników, oraz wiele innych.

Oprócz tego, oprogramowanie oferuje integrację z wieloma innymi aplikacjami, dzięki czemu z łatwością zsynchronizujesz swoje życie prywatne z obowiązkami zawodowymi. Co więcej, Nozbe zostało stworzone przez Polaków, więc jeśli chcesz wspierać rodzimy rynek, postaw na właśnie te narzędzie.

7. BaseCamp

BaseCamp różni się trochę od innych aplikacji wspomagających produktywność pracy. Po założeniu konta, zostajemy poproszeni o odpowiedź na kilka pytań, na podstawie których zostanie później stworzony nasz pulpit. System zbiera informacje dotyczące naszego zespołu, projektów i harmonogramu, a następnie automatycznie wprowadza je do naszego konta. Dzięki takiemu rozwiązaniu, proces tworzenia naszej tablicy zostaje znacząco skrócony.

Pulpit managera zawiera wszystkie podstawowe elementy, takie jak kalendarz, listy zadań, czat zespołowy czy miejsce do przechowywania plików. Kalendarz można oczywiście połączyć z kalendarzem Google, Microsoft oraz Apple. Projekt tego narzędzia nie odbiega mocno od innych tego typu aplikacji, jednak początkującym użytkownikom może wydawać się nieco skomplikowany. Za BaseCamp przemawia również fakt, że można z niego korzystać w wersji darmowej.

Produktywność pracy - jak wybrać odpowiednie narzędzia?

Dostęp do odpowiednich narzędzi zwiększających produktywność może pomóc Ci skoncentrować się na najważniejszych zadaniach, jednak posiadanie zbyt wielu aplikacji, może przynieść skutek odwrotny do zamierzonego. Zanim wybierzesz swoich sprzymierzeńców, poświęć trochę czasu na ustalenie, z jakimi trudnościami boryka się Twój zespół.

Czy trudności ze skupieniem są największym problemem? Jeśli tak, to narzędzia takie jak RescueTime, StayFocused, Boomerang i KanbanFlow mogą przyjść z pomocą. Jeśli jednak czujesz, że przyczyną niskiej wydajności są niejasności związane z priorytetami oraz, że pracownicy nie mogą znaleźć materiałów bądź informacji potrzebnych do wykonania projektów, oddaj zarządzanie projektami pod opiekę narzędzi takich jak Trello, Asana lub Dysk Google. W komunikacji między członkami pomogą Google Hangouts oraz Skype, a tworzenie listy zadań będzie pestką dzięki Evernote lub Todoist.

Podsumowując, pierwszym krokiem do zwiększenia wydajności w 2020 r. będzie zdiagnozowanie, co jest przyczyną problemu, a następnie określenie, przy użyciu której z podanych wyżej aplikacji można go rozwiązać.

Joanna Kowalewska

Marketing Manager