KPI – co to jest i dlaczego warto je stosować

Sukces działań biznesowych nie jest kwestią przypadku. Potrzebne jest dokładne rozpoznanie celów i precyzyjne określenie tego, co i w jaki sposób musi zostać realizowane, aby osiągnąć założony cel – i tu właśnie pojawia się rola KPI. Co to znaczy i na ile wskaźniki są pomocne w prowadzeniu biznesu, powiemy poniżej.

KPI – co to znaczy?

Skrót KPI pochodzi od angielskiego terminu Key Performance Indicator oznaczającego "kluczowe wskaźniki efektywności". Korzystając z wskaźników KPI, firmy, organizacje lub osoby prywatne mierzą wydajność swoich działań.

Wskaźniki KPI pozwalają w wymierny sposób weryfikować postępy i sprawdzać, na ile efekty działań firmy są zgodne z założonymi celami i czy prowadzą do ich realizacji.

Dlaczego wskaźniki KPI są ważne?

Wskaźniki KPI są niezwykle przydatne w ocenie ogólnej wydajności, pomagają również przy wyznaczaniu celów biznesowych. Wskaźniki KPI pomagają poprawić ogólną efektywność działań, a konsekwentnie prowadzone pomiary mają pozytywny wpływ na rozwój firmy. O miernikach KPI warto pomyśleć już na etapie otwierania biznesu – precyzyjne zdefiniowanie, czym dla firmy jest sukces, pozwoli szybciej go osiągnąć.

Jakie są rodzaje wskaźników KPI?

Firmy często mają trudności z wyborem właściwych wskaźników spośród wielu dostępnych KPI. Co to znaczy w kontekście działań określonego biznesu? Jak sama nazwa wskazuje, kluczowe wskaźniki efektywności powinny skupiać się na najważniejszych obszarach działań danej firmy i obejmować jej główne cele.

Zbyt wiele KPI może tylko zaciemnić obraz, warto więc skupić się na kilku najważniejszych.

Zastosowanie właściwego zestawu KPI pozwoli zebrać dane przydatne w strategicznym procesie decyzyjnym. Kluczowe wskaźniki efektywności mogą być:

• Całościowe (high – level) – dotyczą ogólnej wydajności przedsiębiorstwa.
  

• Specyficzne (low – level) – koncentrują się na określonych procesach w poszczególnych departamentach, takich jak marketing, sprzedaż, wsparcie, HR itp.
  

• Wyprzedzające (leading) – skupiają się na przewidywaniu trendów lub zmian w zarządzaniu wydajnością systemu lub procesu.
  

• Opóźnione (lagging) – koncentrują się na mierzeniu wydajności przedsiębiorstwa lub projektu względem podążania za trendem lub wzorcem; jest używany do weryfikacji trendów w długim okresie.
  

• Strategiczne (strategic) – obejmują monitorowanie trendów lub postępów w odniesieniu do zamierzonego rezultatu.
  

• Operacyjne (operational) – koncentrują się na wymiernym czynniku, który pokazuje wzrost biznesu w krótkim odcinku czasu.
  

• Finansowe (financial) – opierają się na wymiernym czynniku, który pokazuje, w jaki sposób firma generuje zyski i przychody.
  

• Sprzedażowe (sales) – skupiają się na czynnikach, dzięki którym można ocenić wyniki zespołu w stosunku do celów sprzedażowych i organizacyjnych.

Jak wybrać właściwe wskaźniki KPI?

Skuteczne wskaźniki KPI powinny określać za pomocą pewnej miary wydajności wynik działań firmy w danym obszarze. Kluczowe wskaźniki efektywności należy definiować zgodnie z krytycznymi lub podstawowymi celami, np. zapisanymi w biznesplanie.

Na etapie identyfikowania KPI dla swojej firmy warto odpowiedzieć na następujące pytania:

1. Jaki jest zamierzony wynik?

2. Dlaczego ten właśnie wynik jest ważny?

3. Jak będzie mierzony postęp?

4. Jak można wpłynąć na wynik?

5. Kto jest odpowiedzialny za wynik biznesowy?

6. Skąd będzie wiadomo, że wynik został osiągnięty?

7. Jak często będzie dokonywany przegląd postępów?
   

Jak mierzyć KPI?

Stały pomiar wskaźników KPI jest konieczny, aby mieć pewność, że firma jest na dobrej drodze do osiągnięcia celów. Jednym ze sposobów na ustalenie wymiernych KPI jest zastosowanie metody SMART. Zgodnie z nią cele powinny być:

• Specific (sprecyzowane)

• Measurable (mierzalne)

• Achievable (osiągalne)

• Relevant (istotne)

• Time-bound (określone w czasie)
  

Na poniższym przykładzie pokażemy, jak zgodnie z metodą SMART zastosować wskaźniki KPI podczas tworzenia strony internetowej dla np. sklepu z butami sportowymi. W naszym przykładzie cele będą:

Sprecyzowane

Kluczowym wskaźnikiem efektywności dla udanego uruchomienia strony internetowej będzie uzyskanie 100 nowych odwiedzających stronę tygodniowo po trzech miesiącach od daty uruchomienia strony.

Mierzalne

Cel polegający na uzyskaniu 100 nowych odwiedzających witrynę tygodniowo będzie mierzony za pomocą narzędzi do analityki internetowej.

Osiągalne

Można osiągnąć założone KPI dzięki strategii napędzania ruchu na stronie np. za pomocą doboru właściwych słów kluczowych.

Istotne

Ruch na stronie internetowej jest istotnym celem dla uruchomienia nowego sklepu internetowego, ponieważ im większy ruch, tym większa szansa na skuteczny marketing cyfrowy: zgromadzenie leadów, doprowadzenie do konwersji i zwiększenie poziomu sprzedaży.

Określone w czasie

Założony wskaźnik KPI definiuje ramy czasowe – mówi, że planowany wynik 100 odwiedzin dziennie powinien pojawić się w ciągu trzech miesięcy od uruchomienia strony.

Kluczowe wskaźniki efektywności – przykłady

Wskaźniki KPI wyglądają inaczej w zależności od tego, w jakich branżach są stosowane i jakie mają funkcje. Oto kilka typowych przykładów KPI, którymi możesz się zainspirować, tworząc własny zestaw:

Przykłady KPI w marketingu:

• Koszt pozyskania potencjalnego klienta (cost per lead) Gdy prowadzisz kampanię marketingową, głównym KPI może być kwota pozyskania potencjalnego klienta (tzw. lead generation). Założony przez Ciebie wskaźnik KPI może określać, że koszt za lead powinien być niższy niż kwota X.
  

• Koszt za kliknięcie (cost per click) W przypadku reklamy, wskaźnik KPI może określać maksymalny poziom opłat za każde kliknięcie w reklamę.
  

Przykłady KPI w sprzedaży:

• Całkowita wielkość sprzedaży (total sales volume) Wskaźnik KPI określa założoną wartość sprzedaży w danym odcinku czasu, np. każdym miesiącu lub kwartale.
  

• Długość cyklu sprzedaży (sales cycle length) Wskaźnik KPI pomaga określić, ile czasu ma zająć realizacja wszystkich etapów sprzedaży aż do sfinalizowania transakcji.

Przykłady KPI w finansach:

• Marża zysku brutto (gross profit margin) Ten wskaźnik KPI nie bierze pod uwagę wydatków, skupia się tylko na zyskach. To dobry miernik do porównywania własnych zysków z zyskami konkurencji.
  

• Wolne przepływy pieniężne (free cash flow) Wskaźnik pokazuje, ile pieniędzy generuje Twoja firma w porównaniu z ponoszonymi kosztami operacyjnymi. Aby obliczyć tę metrykę, musisz odjąć wydatki kapitałowe od kosztów ogólnych.
  

Przykłady KPI dla stron online:

• Współczynnik konwersji (conversion rate) Ten KPI mierzy, jaki jest procent konwersji lub sprzedaży w stosunku do całkowitego ruchu na stronie. Celem pomiaru tego wskaźnika może być zwiększenie współczynnika konwersji o X procent, co można osiągnąć np. przez odpowiednią optymalizację strony pod kątem wyszukiwarek.
  

• Czas przebywania na stronie (time on site) Współczynnik mówi o tym, ile czasu odwiedzający spędzili na stronie przed jej opuszczeniem lub przed konwersją. Mierząc czas przebywania na stronie, możesz ocenić, na ile istotne i angażujące są zamieszczone tam treści. Celem pomiaru tego KPI może być zwiększenie czasu przebywania na stronie o X minut.
  

Podsumowanie

Znając pojęcie KPI – co to jest i jak je stosować – możesz skuteczniej zarządzać swoją firmą lub projektem. Dobrze zdefiniowane i mierzalne cele pomogą Ci określić skuteczny plan działań, weryfikować postępy, korygować błędy i docelowo osiągnąć założone wyniki.

Życzymy powodzenia w określaniu i wdrażaniu kluczowych wskaźników efektywności, ponieważ jest to sprawdzona droga do sukcesu.

Kasia Lankiewicz

Specjalista SEO